RECOMMANDATIONS SUR LES OBLIGATIONS DÉCLARATIVES DES OGEC
Les OGEC perçoivent des fonds en provenance de l’État et des collectivités territoriales et à ce titre la loi a prévu un droit de contrôle du Trésorier Payeur Général (décret n° 61-246 du 15 Mars 1961-loi DEBRE relatif au contrôle financier et administratif des établissements d’enseignement privé sous contrat.
1. Délais de production des déclarations financières de fin d’exercice
La loi prévoit que le compte-rendu financier de fin d’exercice doit parvenir à la Direction Générale ou Régionale des Finances Publiques, dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice.
Cette obligation qu’il faut respecter doit conduire à revoir le calendrier comptable au sein de l’établissement, au centre de gestion UDOGEC/UROGEC/DEC ou au cabinet d’expertise comptable.
2. Teneur des déclarations
2.1 Sur la forme :
Le compte rendu financier doit être présenté dans un cadre précis.
Il est important que tous les OGEC présentent leurs résultats dans les mêmes formes ;
A cet effet, la commission comptable a mis au point les déclarations de référence GS-CFRA et GS-CFRR
qui reposent principalement sur la séparation entre Gestion scolaire et Gestion patrimoniale et non scolaire.
2.2. Sur le fond :
Les OGEC ne sont tenus qu’au compte-rendu des fonds utilisés pour la gestion scolaire ; il s’agit donc d’une déclaration limitative exclusive des autres activités et ressources ; ces déclarations comportent à la fois une déclaration de synthèse et une analyse par niveau d’enseignement (école, collège, lycée,…) puisque les ressources publiques émanent de collectivités différentes (communes, départements, régions,…) et que les tarifs familles se distinguent également par niveau.
Au sein de la Gestion scolaire, il est également nécessaire d’isoler les secteurs restauration et hébergement (secteurs extra – pédagogiques faisant l’objet de tarifications particulières)
Lorsque les OGEC perçoivent des fonds au titre de la taxe d’apprentissage, ils sont tenus de joindre aux déclarations financières précédentes, un double de la déclaration d’emploi des fonds de ladite taxe envoyée par ailleurs en Préfecture.
3. Respect des règles légales et statutaires
Les OGEC étant placés en général sous le régime de la loi de 1901, il importe de bien respecter toutes les obligations contenues dans cette loi c’est- à-dire, en premier lieu, la tenue d’une assemblée générale annuelle et de plusieurs conseils d’administration, avec des objectifs respectifs précis :
Pour le conseil d’administration : principalement, arrêté du bilan et du compte de fonctionnement annuel, approbation des budgets de fonctionnement et d’investissement.
Pour l’assemblée générale : approbation du bilan et du compte de fonctionnement annuel, renouvellement des administrateurs ; il faut veiller également à ce que les membres du conseil d’administration soient toujours renouvelés y compris le président ; la déclaration en préfecture des membres du bureau nouvellement nommé, est obligatoire.
En contrat simple comme en contrat d’association, les avenants financiers aux tarifs à transmettre au Préfet pour visa, sont obligatoires.
Nous rappelons également que l’exercice comptable des OGEC va du 1er septembre au 31 Août : il s’agit d’une disposition statutaire et institutionnelle.
4. Attitudes en cas de contrôle
Obligation
Les OGEC ne peuvent se soustraire en aucun cas ni à un contrôle sur pièce ni à un contrôle sur place.
Étendue du contrôle :
Exigence de transparence
Les informations communiquées au Directeur Départemental des Finances Publiques (DDFIP) étant issues de la comptabilité, il a tout naturellement accès à l’ensemble des informations et pièces justificatives qui ont permis de l’établir.
Par contre, les informations et pièces justificatives relatives aux activités et au patrimoine de la gestion patrimoniale et non scolaire, n’étant pas de son ressort, le DDFIP n’y a pas accès.
Cependant, les OGEC et l’ensemble de l’institution Enseignement Catholique ont intérêt à ce que les contrôles financiers se déroulent dans les meilleures conditions : il appartient par conséquent au chef d’établissement et au président d’OGEC de réfléchir au cas par cas de l’attitude à adopter.
Il est utile de rappeler que l’optique du contrôle financier par l’Etat est une optique de vérification du respect des clauses du contrat simple ou d’association et de vérification de l’utilisation des fonds publics alloués.
Ainsi, les obligations suivantes doivent être respectées :
- États de présence des élèves (registres d’appel, fichiers…) permettant de vérifier l’exactitude des déclarations des effectifs,
- Justification des qualifications et modalités de rémunération des enseignants,
- Conformité des tarifs familles avec les avenants financiers aux contrats,
- Respect des obligations comptables, des règles de présentation des comptes généraux et analytiques de fin d’exercice (inventaire, clés de répartition…),
Contrôle, par niveau d’enseignement, de l’affectation des ressources privées et des ressources publiques (pour l’enseignement : respect des articles L442-9 et R442-48 du Code de l’Éducation).
Article L442-9
- Modifié par LOI n°2013-595 du 8 juillet 2013 – art. 19
Les dépenses de fonctionnement des classes sous contrat d’association des établissements d’enseignement privés du second degré sont prises en charge sous la forme de contributions forfaitaires versées par élève et par an et calculées selon les mêmes critères que pour les classes correspondantes de l’enseignement public.
Article R442-48
Le régime de l’externat simple pour les classes placées sous le régime de l’association est la gratuité. Toutefois, une contribution peut être demandée aux familles :
1° Pour couvrir les frais afférents à l’enseignement religieux et à l’exercice du culte ;
2° Pour le règlement des annuités correspondant à l’amortissement des bâtiments scolaires et administratifs affectés aux classes sous contrat, pour l’acquisition du matériel d’équipement scientifique, scolaire ou sportif, ainsi que pour la constitution d’une provision pour grosses réparations de ces bâtiments.
Le contrat précise le montant des redevances correspondantes ainsi que celles demandées aux familles des externes surveillés, des demi-pensionnaires et des internes.